QSP
Informe Reservado
Nº 48 - Julho/2005

Desmitificando os SIGs -  Sistemas Integrados de Gestão

 

O que são Sistemas Integrados de Gestão?

Integração

Integrado significa combinado - colocar todas as práticas internas de gestão em um único sistema, mas não como componentes separados. Para que esses sistemas sejam parte integrante do sistema de gestão da empresa, devem haver ligações para que as fronteiras entre os processos sejam tênues.

Sistema

Sistema é a interligação de componentes para alcançar um determinado objetivo. Tais componentes incluem a organização, os recursos e os processos. Portanto, fazem parte do sistema as pessoas, os equipamentos e a cultura, bem como as práticas e as políticas documentadas.

Definição

Sistema Integrado de Gestão (SIG) é um sistema de gestão que integra todos os componentes dos negócios da organização em um único sistema coerente, de forma que seja possível alcançar seu propósito e missão. 

O que deve ser integrado?

Qualquer coisa que tenha efeito nos resultados da empresa deve fazer parte do sistema de gestão. Portanto, o SIG deve integrar todos os sistemas atuais formalizados que focalizam qualidade, segurança e saúde, meio ambiente, pessoas, finanças etc. Isso significa que todos os processos e documentos que descrevem esses sistemas devem ser integrados.

O que não é integração

Para integrar algo, não basta colocá-lo próximo aos outros componentes - é preciso fixá-lo aos outros de maneira que forme um todo. Portanto, colocar o sistema financeiro, o sistema da qualidade e o sistema ambiental em um único manual de políticas e procedimentos não é a mesma coisa que integrar os sistemas de gestão. Criar uma norma nacional para sistemas de gestão não é integração. Comprar um software que gerencie a documentação da qualidade, segurança e meio ambiente não é integração. Fundir áreas como, por exemplo, alocar o gerente da qualidade, o gerente de segurança e o gerente de meio ambiente em um mesmo departamento, não é integração.

Gestão integrada

Às vezes, a palavra "sistema" é omitida, mudando assim o sujeito da integração de sistema para gestão. Gestão integrada é um conceito no qual a gestão funcional é diluída por toda a organização, de forma que os gerentes administrem uma série de funções. Por exemplo, o gerente de fabricação poderia gerenciar planejamento, fabricação, segurança, pessoal, qualidade, meio ambiente, finanças etc.

Por que integrar os sistemas de gestão?

Razões

Há várias boas razões para a integração:

• Reduzir a duplicação e conseqüentemente os custos;
• Reduzir riscos e aumentar a lucratividade; 
• Balancear objetivos conflitantes; 
• Eliminar responsabilidades e relações conflitantes;
• Descentralizar o sistema de poder;
• Colocar o foco nos objetivos do negócio;
• Formalizar sistemas informais;
• Harmonizar e otimizar práticas;
• Criar consistência;
• Melhorar a comunicação;
• Facilitar o treinamento e o desenvolvimento. 

Pressão

A pressão para integrar sistemas de gestão vem de dentro. Dificilmente os clientes exigirão um SIG. Não existem normas internacionais para sistemas integrados de gestão.

Como integrar os sistemas? 

Há vários métodos que podem ser usados, dependendo da situação atual da organização.

Conversão

Se a organização possui um Sistema de Gestão da Qualidade certificado, poderá começar a partir daí, acrescentando os processos necessários para atender aos requisitos de saúde, segurança, meio ambiente e outros requisitos de normas para sistemas de gestão. Todos os sistemas devem ter em comum os seguintes processos:

• Desenvolvimento e controle de documentos;
• Treinamento;
• Auditoria interna;
• Análise crítica pela direção;
• Ação corretiva;
• Ação preventiva.

Eis alguns acréscimos importantes:

• Avaliação de riscos - deve abordar riscos de segurança, impactos ambientais e modos de falha de processos. Com uma abordagem comum, será fácil comparar os riscos que afetam diferentes partes do negócio da organização.
• Gestão de regulamentações - deve abranger a captação de regulamentações sobre saúde, segurança etc, e a análise e o impacto das mesmas.
• Gestão de programas - deve focalizar programas específicos de melhoria como, por exemplo, melhoria da segurança e do meio ambiente.
• Conscientização pública - deve abordar a notificação de aspectos de saúde, segurança e meio ambiente. 

A integração acontece após o acréscimo de novas práticas aos processos existentes, e a conseqüente revisão dos documentos para que abranjam saúde, segurança etc.

O ponto fraco dessa abordagem é que a qualidade do resultado depende muito do enfoque usado pela organização ao desenvolver o sistema da qualidade original.

Fusão de sistemas

Se a organização tem mais de um sistema formal (ex.: um sistema de gestão da qualidade e um sistema de gestão ambiental), poderá fundir os dois e prosseguir a integração de outros sistemas quando iniciar sua formalização. Com esse método, a organização poderá fundir a documentação que serve de apoio ao mesmo processo. Contudo, continuarão existindo dois sistemas separados, a menos que os rótulos sejam removidos e a qualidade, a segurança e o meio ambiente deixem de ser separados no nível de detalhes.

Abordagem de engenharia de sistemas

Se a organização tem um sistema formal ou um sistema informal, poderá adotar o abordagem de engenharia de sistemas para o desenvolvimento de sistemas de gestão; isto é, conceber um sistema de cima para baixo para atender a um objetivo específico. O benefício é que será estruturado um sistema coerente, que atenderá às necessidades da organização sem vinculá-la a uma norma específica. As normas são usadas para ajudar a identificar tarefas e processos. Essa abordagem começa com uma análise geral da empresa e o estabelecimento de seus objetivos, da missão e dos processos centrais que levam ao cumprimento dessa missão. As etapas que se seguem são:

• Modelar os negócios da organização;
• Desdobrar funções para o modelo e formar equipes de desenvolvimento de processos; 
• Analisar os processos da empresa por meio de fluxogramas, normas e técnicas de análise de modos de falha;
• Formular políticas operacionais que direcionem os processos; 
• Desenvolver procedimentos para controlar cada processo, nos quais seja definido quem faz o quê, onde, quando e como;
• Captar a documentação existente;
• Identificar as necessidades de documentação, ligando os documentos existentes aos procedimentos de controle;
• Estabelecer um plano de desenvolvimento de documentos; 
• Documentar o sistema; 
• Implementar as novas práticas. 

Com essa abordagem, são utilizadas as descrições de processos, tarefas etc, quando contribuem para o objetivo do processo. Se não contribuem, deve-se descartá-las e reescrevê-las. Afinal, o foco está no processo e não em disciplinas separadas.

Tradução:Marily Sales dos Reis.
Revisão e adaptação: Francesco De Cicco.
QSP, 2005. 

 

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